Digitala avtal – olika avtal på olika nivåer

Digitala avtal kan man definiera som avtal som signerats digitalt/elektroniskt. I det får man säga ingår alla metoder för signering där man inte haft ett fysiskt papper i handen som man signerar med en penna.

Digitalt avtal kan därmed vara allt från den klumpiga signeringen du gör med fingret på en skrivplatta när du kvitterar ett paket vid leverans, till en trestegsverifiering där metoder som tumavtryck, BankID, ögon/ansiktsigenkänning, pin-kod och skanna in legitimation och signatur används.

När du ska ingå ett avtal behöver du egentligen inte signera avtal på papper eller elektroniskt. För att avtalet ska vara juridiskt bindande räcker det med att du och den andra parten sagt muntligt att ni vill ha det på ett särskilt sätt för att det ska gälla. Skulle dock ett sådant avtal leda till tvist i domstol blir det omöjligt att bevisa vad som egentligen sagts. Det är därför man vill skriva under avtal, så att alla ska vara överens om vad som har sagts.

Allmänt om elektroniska avtal

Kontrakt kan undertecknas elektroniskt på ett antal sätt, som via e-post, sms eller via en dokumentfil (vanligen PDF). Elektroniska kontrakt har många fördelar för företag och privatpersoner: Det är snabbare och billigare att behandla transaktioner än papperskontrakt, och det eliminerar behovet av signaturer (eller skannade dokument) från båda parter.

Dessutom kan elektroniska kontrakt ändras eller uppdateras efter behov – utan att behöva gå tillbaka till varje dokument separat. Det enda som behövs är att parterna går in och läser samt signerar på nytt.

Elektroniska dokument och avtal är därmed oerhört vänliga för miljön. Inte bara spar de mycket papper, utan även på transporten när avtal ska skickas fram och tillbaka mellan olika avtalsparter. (Många gånger kan det också vara fler än två parter som ska signera. Om dessa inte alla finns på samma fysiska plats måste avtalet skickas fram och tillbaka med posten – vilket kostar mycket, tar mycket tid och påverkar miljön negativt.)

Olika tjänster för elektroniska avtal

Det finns en rad tjänster på nätet med vilka man kan signera avtal. En del kan upprätta digitala avtal gratis, men de som erbjuder dig att signera avtal digitalt gratis kan sällan garantera kvalitet på produkten eller långsiktighet i tjänsten. När det handlar om avtalssignering kan gratis lätt bli det dyraste alternativet om något går fel längre fram på vägen.

En del tjänster erbjuder avtalsmall gratis, men tar betalt för signeringen – vilket är betydligt rimligare. Sedan finns det de som har hela paket med flera olika tjänster där diverse mallar, signeringar och support ingår. Många av dem är ganska dyra och kräver att man skriver avtal ganska frekvent samt har många medarbetare och hög omsättning för att det ska vara en vettig utgift.

Driver du ett mindre företag – som bara skriver avtal då och då – behöver du en tjänst där du betalar för signering när du behöver det så det inte rullar på och kostar till ingen nytta.

Vad är skillnaden mellan elektronisk signatur och digital signatur?

Elektronisk signatur och digital signatur är två begrepp som ofta dyker upp och lika ofta blandas ihop. Båda är juridiskt bindande och genomförs med olika elektroniska metoder. Dock är digital signatur lättare att härleda fram till den som signerat och är därför lättare att påvisa giltigheten för i domstol.

Den digitala signaturen ska vara ett PKI-baserat (public key infrastructure) digitalt certifikat som en certifikatutfärdare skapat. Detta binder samman en juridisk person (individ eller företag) med ett kryptografiskt nyckelpar.

I korthet går det ut på att ett dokument får ett “fingeravtryck” som binder samman det digitala dokumentet med undertecknaren. Ju fler parametrar en digital signering använder sig av, desto säkrare blir signeringen.

PDF-filens betydelse vid avtalsskrivning

PDF-filen är det vanligaste formatet vid digital avtalsskrivning. PDF står för Portable Document Format och utvecklades av Adobe som ett format som ska vara oföränderligt oavsett vilket system och program som ett dokument körs igenom. PDF har blivit en branschstandard kring detta ändamål och blir därför helt naturlig att använda kring digital signering.

Olika avtal

I stort sett går det alltid att signera avtal digitalt. Det spelar ingen roll vilka övriga förutsättningar som finns för ett avtal, vilket vi tänkte visa nedan.

Vi kommer att gå igenom:

  • Köpeavtal
  • Återförsäljaravtal
  • Samarbetsavtal
  • Franchiseavtal
  • Leveransavtal
  • Sponsoravtal
  • Konsultavtal
  • Garantiavtal
  • Serviceavtal

Köpeavtal

När du gör ett köp är det dokument du upprättar ett köpeavtal. Detta dokument beskriver dina rättigheter och skyldigheter såväl som säljarens. Det skyddar båda parter från framtida tvister.

Ett köpeavtal är ett avtal mellan två eller flera parter som beskriver villkoren för en försäljning/köp. Köpeavtalet innehåller vanligtvis bestämmelser som pris, leverans, betalningsvillkor, garanti och tvistlösning.

Ett köpeavtal bör undertecknas så snart som möjligt för att minimera potentiella rättsliga följder. För att vara uppmärksam på de olika bestämmelser som kan ingå i ett köpeavtal, samt parternas ekonomiska ställning, är det viktigt att noggrant gå igenom det innan du tecknar det.

När du handlar med elektronisk signering av avtal

Elektronisk signatur för avtal är mycket vanligt förekommande vid köpeavtal då dessa väldigt ofta sker online idag. I samband med att du genomför ett köp på nätet så har du oftast även ingått ett köpeavtal.

Många kanske inte läser igenom förutsättningarna för sitt köp, men dessa ska alltid finnas tillgängliga i samband med köpet – och bekräftas/signeras i samband med att du klickar på köp-knappen.

Detta är således ingen digital signering av avtal – utan en elektronisk signering av avtal.

Återförsäljaravtal

Ett återförsäljaravtal upprättar du om du är producent av en produkt och ska sälja denna via en återförsäljare. Om du är producenten av produkten kanske du har en rad önskemål kring hur produkten marknadsförs, presenteras för kund i butik samt vilka priser som sätts på produkten.

Alla dessa förutsättningar måste regleras i ett avtal så att allt blir som du önskar. Om du har en exklusiv produkt kanske du inte vill att en återförsäljare – trots att de har tillfällig möjlighet till det – sätter allt för låga priser och ger sken av en billigare produkt än det egentligen är. Då vill du ha en sådan förutsättning reglerad i ett avtal.

Digital signering av avtal vid återförsäljning

Digitala avtal är utmärkt att nyttja i samband med upprättande av avtal vid återförsäljning. Du och producenten kan finnas på väldigt olika ställen, och det tar tid att skicka papper på posten fram och tillbaka. Genom att signera avtal digitalt har ni den biten klar direkt och kan snabbt komma igång med försäljningen.

Samarbetsavtal

Samarbetsavtalet är ett juridiskt dokument som beskriver villkoren för samarbete mellan två eller flera parter – exempelvis om du driver ett företag och ska ingå ett samarbete med ett annat företag. Avtalet fastställer vanligtvis ett ramverk för bilateralt, regionalt eller internationellt samarbete i specifika frågor.

Det kan också ge nödvändiga riktlinjer för att samordna och hantera gemensamma aktiviteter inom områden som handel, investeringar, vetenskap och tekniköverföring, utbildning och så vidare. Detta för att både ditt och det andra företagets intressen ska skyddas.

Signera kontrakt digitalt vid samarbeten

Som två upptagna företagare med många bollar i luften vill man minimera arbetsbelastning och tidsåtgång. Att skicka brev fram och tillbaka och signera avtal är två aktiviteter man vill minimera. Digital avtalssignering är därför en ypperlig lösning vid upprättande av samarbetsavtal.

Franchiseavtal

Ett franchiseavtal är ett kontrakt du upprättar om du är franchisetagare och vill ha tillstånd av en franchiseutvecklare att jobba enligt deras koncept. Franchiseavtalet anger villkoren under vilka du som franchisetagare ska driva franchisen i enlighet med franchiseutvecklarens affärsplan.

Du betalar då i allmänhet franchiseutvecklaren en avgift för användningen av dennas immateriella rättigheter och medföljande supporttjänster. Franchiseavtalet anger också bestämmelserna som styr tvister som kan uppstå mellan dig och franchiseutvecklaren, samt dina skyldigheter gentemot franchiseutvecklaren.

Digital signatur med juridiskt bindande förutsättningar vid franchiseavtal

Man vill vara säker på att en digital signatur är juridiskt bindande i samband med franchiseavtal då det är ett avtal som ställer hela din verksamhet i gungning om avtalet kan ifrågasättas. Med tillräckligt hög kompetens på den digitala signeringen behöver du däremot inte var orolig. Digitala signaturer på avtal gäller om de görs rätt och du kan bedriva din franchiseverksamhet utifrån avtalet som upprättas.

Leveransavtal

Om du köper en dyrare produkt som ska levereras hem till dig – eller till ditt företag – vill du vara säker på att den transporteras säkert och ordentligt hem till dig och att det är tydligt vad som händer och vem som tar ansvaret om det inte blir så.

Saker som kan ingå i ett leveransavtal är:

  • fraktmetoden och schemat som valts av din leverantör
  • din leverantörs garanti och returpolicy
  • villkoren i kontraktet
  • fraktkostnad och transporttid

Få en smidig leverans genom att signera avtal med BankID

Ett leveransavtal kan man enkelt upprätta och du kan lika enkelt skriva på avtal digitalt. Idag har de flesta BankID i mobilen, till vilken du även kan få ditt avtal skickat. Du läser igenom avtalet och klickar sedan igång ditt BankID och signerar.

Sponsoravtal

Sponsoravtal är ett dokument du upprättar om du vill inleda ett sponsorskap med exempelvis en idrottare. Detta kan vara intressant för att ge ditt företag exponering och good will. Det är dock viktigt att idrottaren framställer ditt företag på ett fördelaktigt vis och till ett visst mått.

Syftet med sponsringsavtal är att definiera villkoren under vilka du kommer att tillhandahålla ekonomiskt eller annat stöd till idrottaren i utbyte mot reklamfördelar, såsom synlighet eller publicitet.

Sponsringsavtal behöver inte vara just inom sport, men är vanligast förekommande där. Dessa kan hittas inom många olika områden, utöver sport även underhållning, affärer, politik och så vidare

E-signering för avtal vid sponsring

I samband med upprättande av sponsoravtal kan det vara mycket smidigt att e-signera avtal. Du och idrottaren kan befinna er på vitt skilda platser och det kan vara svårt att ses. Är exempelvis idrottaren iväg och tävlar mycket kan det också vara besvärligt att skicka avtalet fram och tillbaka på posten. Där blir e-signering av avtal ett ypperligt medel för att göra avtalet juridiskt bindande.

Konsultavtal

När du tecknar ett konsultavtal ingår du ett avtal med konsulten där denna kommer att tillhandahålla tjänster till din verksamhet. Avtalet mellan dig och konsulten anger vad som förväntas av denna och beskriver även eventuella ekonomiska förpliktelser som endera parten kan ha gentemot varandra.

I ett konsultavtal bestäms vanligen ersättningens storlek, under vilken period uppdraget kommer att pågå, vad du som beställare kan förvänta dig för resultat samt tid, plats och andra förutsättningar under vilka konsultationen kommer att ske.

Signera avtal med BankID när du anlitar konsult

När du anlitar en konsult är det en väldigt snabb och smidig metod att signera avtal med BankID. Konsulten kanske måste kallas in snabbt och signering av avtal kanske behöver göras mer eller mindre på stående fot. Då kan ni enkelt ha avtalssignering digitalt.

Garantiavtal

Ett garantiavtal brukar vanligen vara en bilaga till ett köpeavtal och anger vad som sker om det skulle vara något fel på produkten du köpt. Det kan dock vara aktuellt att upprätta ett särskilt garantiavtal om du har förhandlat fram särskilda förutsättningar efter den tidpunkt då köpeavtalet signerades.

Signera avtal elektroniskt för garanti

Det kan bli aktuellt att skriva under avtal elektroniskt när du ska signera för din garanti. Eftersom garantin oftast är kopplad till ett köpeavtal kan ofta en elektronisk signatur räcka. Köper du en produkt online sker en elektronisk signatur ofta i form av att du ska trycka på en knapp där du bekräftat att du har läst garantiavtalet.

Serviceavtal

Om du exempelvis driver ett företag med omfattande produktion, med dyra produktionsmaskiner, kan det vara aktuellt att köpa in service. Detta görs vanligen från producenten av maskinerna eller en extern auktoriserad firma som är specialister på dessa maskiner.

Oavsett vem som sköter servicen på maskinerna behöver du upprätta ett serviceavtal där det specificeras vad som ingår i servicen, hur ofta den ska göras samt vad som sker om något går fel.

Digital signering vid serviceavtal

Digital signatur vid avtal för service är både smidigt och bra. Du kan enkelt upprätta och signera stående nere på fabriksgolvet, via din mobil. Bara du är väl införstådd i förutsättningarna för avtalet kan du signera snabbt och enkelt.

Med digitala signaturer från Zigned får du en enkel tjänst för alla dina e-signeringsbehov utvecklad i enlighet med EU-standard.

Copyright Zigned AB 2022